Privacy Statement

De software esd.next wordt beheerd door External Staffing Desk B.V. (ingeschreven onder KvK-nummer: 52695352). Dit Privacy Statement geeft een overzicht van de doeleinden van de gegevensverwerking in relatie tot deze software. Met andere woorden: wat doen wij met jouw gegevens? Bij het gebruik van de software kan External Staffing Desk jouw gegevens verwerken (bijvoorbeeld verzamelen, bewaren en raadplegen). Het gaat hierbij voornamelijk om gegevens die in je persoonlijke account worden geregistreerd. In het kader van deze verwerkingen waarborgt en respecteert External Staffing Desk jouw privacy, onder andere door naleving van de Wet bescherming persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming, die met ingang van mei 2018 van kracht wordt. Dit houdt onder meer in dat jouw persoonsgegevens door External Staffing Desk beschermd worden en dat je bepaalde rechten kunt uitoefenen ten aanzien van jouw persoonsgegevens.

Doeleinden gegevensverwerking
External Staffing Desk verzamelt en verwerkt je persoonlijke gegevens voor diverse doeleinden. Deze doeleinden hebben allen betrekking op het in algemene zin leveren van (geautomatiseerde) diensten op het gebied van arbeidsbemiddeling. Hieronder wordt per onderdeel van de software uiteengezet waarvoor External Staffing Desk persoonlijke gegevens verzamelt en verwerkt.

Applicant Tracking System (ATS):

• Om kandidaten te vinden en te matchen met opdrachten en vacatures op basis van overeenkomende kenmerken;
• Om professionals via gepersonaliseerde e-mails en andere (social) media te benaderen;
• Om kandidaten CV’s simpel via ‘drag & drop’ te importeren en hen te coderen om zo een eigen database met talent pools van professionals op te bouwen;
• Om ontvangen sollicitaties te verwerken, denk aan het uitnodigen of afwijzen van kandidaten;
• Om kandidaten snel en op maat met hun CV en profielschets bij de opdrachtgever voor te dragen;
• Om aanbiedingen aan geselecteerde professional(s) te genereren, vast te leggen en op te volgen.

Contractmanagement:

• Voor wat betreft de registratie van alle voorwaarden (zoals tarief, duur, facturabele eenheid en compliance regels) die aan het contract met de professional verbonden kunnen zijn en die door het systeem gebruikt moeten worden;
• Voor het genereren, opmaken, accorderen en opslaan van de juiste contracten met de betrokken partijen;
• Voor het via een ‘token link’ digitaal versturen van het uiteindelijke contract, waarmee het document met één druk op de knop gedownload en geaccordeerd kan worden;
• Voor het downloaden en uploaden van de contracten.

Compliance:

• Voor het vastleggen, aanpassen en verwijderen van default compliance regels op verschillende niveaus;
• Voor de ondersteuning van on-boarding processen zodat professionals soepel van start kunnen gaan bij hun nieuwe opdrachtgever;
• Voor de controle op compliance per opdracht en opdrachtgever: voorzien van automatische reminders en voorgestelde opvolgingsacties, de to-do’s.

Tijdverantwoording:

• Voor alles wat nodig is voor een professional om zijn geleverde werk richting opdrachtgever te verantwoorden en te laten goedkeuren als basis voor het verzenden, ontvangen, verwerken en betalen of betaald krijgen van factureren.

Administratie & Facturatie:

• Voor het automatisch genereren van facturen naar interne of externe opdrachtgevers of werkgevers naar aanleiding van geaccordeerde tijdeenheden en contractregels of naar aanleiding van een afgerond werving & selectie project;
• Voor het verwerken en boeken van inkomende facturen van opdrachtnemers; handmatig of automatisch via XML feeds of andere koppelingen met boekhoudsoftware;
• Voor het automatisch genereren van betalingen naar professionals of opdrachtnemers naar aanleiding van geaccordeerde tijdeenheden en contractregels.

Overig:

• Ter ondersteuning van producten of diensten die je van ons hebt afgenomen;
• Voor marketingdoeleinden, enkel als je hiervoor toestemming hebt verleend;
• Indien wij dit wettelijk verplicht zijn.

Toestemming
Indien wettelijk verplicht zullen wij je toestemming vragen voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Tevens zullen wij je vooraf informeren over hoe je de gegeven toestemming weer kunt intrekken.

Gevolgen niet verstrekken gegevens bij overeenkomsten
Neem je producten en diensten van ons af en ga je in dat kader een overeenkomst met ons aan, dan kan het niet verstrekken van je persoonlijke gegevens diverse gevolgen hebben. Zo kunnen wij bijvoorbeeld je CV niet voordragen bij onze opdrachtgevers, dan wel je een officiële opdrachtbevestiging in de vorm van een contract toesturen.

Delen van gegevens met derden
External Staffing Desk verkoopt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. External Staffing Desk blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Beveiliging van persoonsgegevens
External Staffing Desk neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op.

Bewaartermijnen
Jouw persoonlijke gegevens zullen nooit langer worden bewaard dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld.

Nieuwsbrief
Wij bieden specifieke nieuwsbrieven aan waarmee wij geïnteresseerden willen informeren over onze diensten en producten en aanverwante zaken. Je e-mailadres wordt alleen met jouw expliciete toestemming toegevoegd aan de (specifieke) lijst van abonnees waarvoor je je hebt aangemeld. Iedere nieuwsbrief bevat een link waarmee je je eenvoudig kunt afmelden. Daarmee verwijderen wij je volledig uit ons abonneebestand. We zullen je e-mailadres enkel bewaren voor zover dit noodzakelijk is voor de naleving van onze wettelijke verplichtingen, voor het oplossen van geschillen en voor het ten uitvoer brengen van onze overeenkomsten. Het abonneebestand van de nieuwsbrief wordt niet aan derden verstrekt.

Cookies
Om de software beter en sneller te laten functioneren en om deze te kunnen afstemmen op jouw voorkeuren, worden bepaalde gegevens betreffende jouw gebruik van de software verzameld. Deze informatie kan verzameld worden door gebruik te maken van zogenaamde (functionele) “cookies”. Dit zijn kleine tekstbestanden die door de bezochte webpagina automatisch op jouw computer worden geplaatst. Je kunt het gebruik van cookies via de instellingen van je browser uitschakelen. Dit kan echter leiden tot een minder goede werking van de site.

Websites van derden
Dit Privacy Statement is niet van toepassing op applicaties of websites van derden die via links in de software kunnen worden bezocht of waarnaar vanuit de software wordt verwezen.

Rechten
Wanneer je persoonsgegevens aan ons hebt verstrekt, heb je verschillende rechten die je kunt uitoefenen. Zo heb je recht op inzage, rectificatie en het wissen van jouw persoonsgegevens. Daarnaast heb je het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je gegevens en heb je het recht om te klagen bij de Autoriteit Bescherming Persoonsgegevens.

Contact
Mocht je gebruik willen maken van je rechten of heb je vragen of andere verzoeken? Neem dan contact op met:

External Staffing Desk
Storkstraat 26
3833 LB Leusden
[email protected]

Wijzigingen Privacy Statement
External Staffing Desk behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacy Statement. Het verdient aanbeveling om dit Privacy Statement geregeld te raadplegen, zodat je van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.